Faktura z Booking.com a VAT: jak rozliczyć prowizję, gdy nie jesteś VAT-owcem

Faktura za prowizję z Booking.com przychodzi z Holandii, bez polskiego VAT, i to Ty rozliczasz od niej podatek. Dotyczy to także obiektów zwolnionych z VAT i najmu prywatnego. To jest mechanizm importu usług i właśnie on wywołuje najwięcej pytań u właścicieli domków, apartamentów i pensjonatów, którzy dopiero zaczęli sprzedawać przez portal.

Ten wpis porządkuje cztery rzeczy: kto wystawia fakturę i dlaczego bez VAT, co z tym robi podatnik zwolniony, jak księgować przychód przy płatnościach przez Booking i kto wystawia fakturę gościowi. Na końcu checklista na każdy miesiąc i lista błędów, które widuję najczęściej. Nie jestem doradcą podatkowym, robię strony i systemy rezerwacji dla obiektów noclegowych, więc przepisy cytuję ze źródeł, a decyzje o Twoim rozliczeniu zostawiam księgowej.

1. Kto wystawia fakturę: spółka holenderska, bez polskiego VAT

Usługę pośrednictwa rezerwacyjnego świadczy Booking.com B.V. z siedzibą w Holandii. Na fakturze widnieje holenderski numer VAT-UE wystawcy i Twój polski NIP z przedrostkiem PL. Dane spółki nie zmieniają się z miesiąca na miesiąc, ale nie przepisuj ich z pamięci ani z cudzego bloga: bierz je z aktualnej faktury w Extranecie.

Dlaczego na fakturze nie ma VAT? Bo przy usługach świadczonych między firmami z różnych krajów UE miejscem opodatkowania jest kraj nabywcy. Mówi o tym art. 28b ustawy o podatku od towarów i usług. Booking wystawia fakturę w mechanizmie odwrotnego obciążenia: VAT rozlicza nabywca, czyli polski obiekt. Nie jest to „stawka 0%” ani „zwolnienie”, tylko przeniesienie obowiązku na Ciebie. Ta różnica ma znaczenie, bo przy zwolnieniu nic nie płacisz, a przy odwrotnym obciążeniu płacisz 23% do polskiego urzędu.

2. Kiedy pojawia się faktura

Faktura za prowizję za rezerwacje z danego miesiąca pojawia się w Extranecie na początku następnego miesiąca, w sekcji finansowej. Prowizja jest naliczana od rezerwacji zrealizowanych, a zasady przy anulacjach i nieprzyjazdach zależą od ustawień obiektu i umowy. Nie podam tu jednej reguły dla wszystkich, bo Booking stosuje różne warunki w zależności od typu obiektu i rynku. Sprawdź w panelu: ile wynosi Twoja stawka prowizji, od czego jest liczona i czy anulacje z opłatą wchodzą do podstawy. Jeśli chcesz zobaczyć, jak prowizja składa się w całość kosztu sprzedaży przez portal, pisałem o tym we wpisie ile realnie kosztuje Booking.

3. Nie jesteś VAT-owcem: VAT-R, VAT-UE i VAT-9M

To jest część, która zaskakuje najbardziej. Zwolnienie podmiotowe z VAT zwalnia Cię z VAT od Twojej sprzedaży. Nie zwalnia z VAT od usług kupionych z zagranicy.

Aktualny limit zwolnienia podmiotowego to 240 000 zł sprzedaży rocznie, obowiązuje od 1 stycznia 2026 (podatki.gov.pl, zwolnienie podmiotowe). Jeśli mieścisz się w limicie albo rozliczasz najem prywatny, przy fakturze z Booking robisz trzy rzeczy:

1. Rejestracja do VAT-UE przed pierwszym importem usług. Składasz formularz VAT-R (lista formularzy VAT na podatki.gov.pl), zaznaczając, że korzystasz ze zwolnienia i że będziesz nabywać usługi, do których stosuje się art. 28b. Po rejestracji Twój NIP z przedrostkiem PL jest aktywny w systemie VIES. Ten numer wpisujesz w Extranecie, żeby Booking wystawiał faktury z odwrotnym obciążeniem.
2. Deklaracja VAT-9M za każdy miesiąc, w którym miałeś fakturę. Termin: do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy. Składa się ją elektronicznie. Za miesiące bez faktury nie składasz deklaracji zerowej.
3. Zapłata 23% VAT od kwoty prowizji. Dla podatnika zwolnionego ten VAT jest kosztem: nie ma podatku należnego, od którego można by go odliczyć.

Podatnik czynny rozlicza tę samą transakcję w JPK_V7 jako import usług po stronie należnego i naliczonego, więc dla niego operacja jest zwykle neutralna. Który z tych wariantów dotyczy Ciebie i jak ująć go w Twojej ewidencji, ustal z księgową. Warianty są dwa, ale szczegóły (na przykład moment powstania obowiązku podatkowego, kurs przeliczenia, jeśli faktura jest w euro) potrafią różnić się między obiektami.

4. Płatności przez Booking: przelew to nie przychód

Gdy masz włączone płatności przez Booking, portal pobiera pieniądze od gościa i przelewa Ci kwotę po potrąceniu prowizji. Najczęstszy błąd, jaki widzę u właścicieli, którzy prowadzą księgi sami: księgują przelew jako przychód.

Przychodem jest pełna kwota, którą zapłacił gość. Prowizja z faktury Booking to osobny koszt. Przykład liczbowy (to jest przykład, nie Twoja stawka; prowizje Booking zależą od obiektu, rynku i programów, w których uczestniczysz):

W tym przykładzie podatnik zwolniony oddaje portalowi 180 zł i urzędowi 41,40 zł, czyli 221,40 zł ze 1 000 zł. Efektywny koszt kanału to 22,14% zamiast nominalnych 18%. Przy innej stawce prowizji liczby będą inne, ale mechanizm ten sam: u zwolnionego VAT od importu usług podnosi realny koszt portalu o prawie jedną czwartą nominalnej prowizji. O tym, czy ten koszt da się przerzucić na gościa, pisałem osobno: czy gość płaci prowizję Booking.

5. Gość chce fakturę za pobyt

Booking nie wystawi faktury za nocleg w Twoim imieniu. Portal jest pośrednikiem, usługę noclegową świadczysz Ty. Gość dostaje z Booking potwierdzenie rezerwacji, a fakturę lub rachunek za pobyt wystawia obiekt na pełną kwotę, niezależnie od tego, czy pieniądze przeszły przez portal.

• Firma z VAT: faktura z właściwą stawką dla usługi noclegowej (stawkę i klasyfikację Twojej usługi potwierdź z księgową, bo zależy od tego, co dokładnie sprzedajesz: nocleg, wynajem domu na wyłączność, pakiet z wyżywieniem).
• Firma zwolniona podmiotowo: faktura bez VAT z podstawą zwolnienia (art. 113 ust. 1 ustawy).
• Najem prywatny: rachunek albo faktura bez VAT na żądanie gościa. Zasady dokumentowania i ewentualny obowiązek kasy fiskalnej przy sprzedaży osobom prywatnym ustal z księgową, bo zależą od formy i skali działalności.

Jeśli gość prosi o fakturę po wyjeździe, masz na to ustawowy termin liczony od końca miesiąca, w którym zgłosił żądanie. Szczegóły w art. 106b i 106i ustawy o VAT.

6. Checklista miesięczna

To jest lista, którą możesz wydrukować i odhaczać. Przy jednym obiekcie zajmuje kwadrans w miesiącu.

1. Pobierz fakturę z Extranetu (sekcja finansowa) w pierwszym tygodniu miesiąca. Sprawdź numer VAT-UE wystawcy, swój NIP z PL i walutę.
2. Zestaw fakturę z listą rezerwacji z poprzedniego miesiąca w panelu. Jeśli prowizja została naliczona od rezerwacji, która została anulowana bez opłaty, zgłoś to przez Extranet zanim zaksięgujesz.
3. Zaksięguj przychód brutto od gości (pełne kwoty), a prowizję jako koszt. Przelewy z Booking traktuj jako rozliczenie należności.
4. Zwolniony: złóż VAT-9M do 25. dnia i zapłać 23% od wartości prowizji. Jeśli faktura jest w euro, przelicz ją po kursie, który wskaże Ci księgowa. Czynny: ujmij import usług w JPK_V7 po obu stronach.
5. Wystaw faktury gościom, którzy o nie prosili, zanim minie termin.
6. Zapisz w jednym miejscu: numer faktury Booking, kwotę, datę złożenia VAT-9M i potwierdzenie zapłaty. Przy kontroli te cztery rzeczy są sprawdzane razem.

7. Najczęstsze błędy

• Brak rejestracji VAT-UE przed pierwszą fakturą. Rejestracja ma nastąpić przed importem usług, nie po. Jeśli zaczynasz sprzedaż przez portal, złóż VAT-R wcześniej.
• Księgowanie przelewu zamiast przychodu. Zaniżony przychód i zgubiony koszt. Przy kontroli wychodzi różnica między obrotem w Extranecie a księgami.
• „Stawka 0%” w ewidencji. Import usług z odwrotnym obciążeniem to nie sprzedaż ze stawką 0%. U zwolnionego generuje podatek do zapłaty.
• Pominięcie miesięcy z małą fakturą. Obowiązek VAT-9M nie zależy od kwoty. Faktura na 60 zł też wymaga deklaracji.
• Odsyłanie gościa po fakturę do Booking. Portal jej nie wystawi. Gość wraca do Ciebie, często już po terminie.
• Brak aktywnego numeru VAT-UE w Extranecie. Sprawdź w danych obiektu, czy wpisany numer ma przedrostek PL i czy jest aktywny w VIES. Bez tego faktura może wyglądać inaczej niż opisana wyżej, a jej rozliczenie trzeba ustalić z księgową.

8. Gdzie wchodzi Lokal360 i gdzie nie pomoże

Nie prowadzę księgowości i nie rozliczę za Ciebie VAT-9M. To, co robię, to własny kanał rezerwacji na Twojej stronie: gość rezerwuje u Ciebie, płaci zadatek przez polską bramkę (Przelewy24 albo Stripe na Twoim koncie, nie na moim), a rozliczenie tej transakcji jest krajowe. Faktura od operatora płatności jest polska, z polskim VAT, bez importu usług, bez VAT-9M za ten kanał. Pieniądze idą na Twoje konto, a nie przez portal.

Uczciwie: to nie zastępuje Booking. Portal zostaje jako kanał pozyskania nowych gości, szczególnie z zagranicy. Własny kanał przejmuje gości powracających i tych, którzy znaleźli Cię w Google. Każda rezerwacja, która przejdzie bezpośrednio, to jedna mniej na fakturze z Holandii, ale faktura z Holandii nadal przychodzi i nadal trzeba ją rozliczyć. To model hybrydowy, nie „koniec z Bookingiem”. Jak go budować, opisałem w tekście o odzyskiwaniu gości z Bookingu, a techniczny warunek, czyli wspólny kalendarz obu kanałów, w tekście o synchronizacji iCal. Całość oferty dla obiektów noclegowych: dla hoteli i obiektów noclegowych.

Własny kanał nie ma sensu, jeśli masz jeden pokój i trzy rezerwacje w miesiącu, wszystkie z Booking. Wtedy tańsze jest nauczenie się VAT-9M niż budowa strony.

Często zadawane pytania

Czy Booking.com wystawia faktury jako spółka polska czy holenderska?

Faktury za prowizję wystawia Booking.com B.V. z siedzibą w Holandii, z holenderskim numerem VAT-UE. Na fakturze nie ma polskiego VAT, bo przy usłudze B2B świadczonej z innego kraju UE podatek rozlicza nabywca, czyli Ty. Dane wystawcy sprawdzisz na każdej fakturze w Extranecie.

Czy jako podmiot zwolniony z VAT muszę płacić VAT od prowizji Bookingu?

Tak. Zakup usługi pośrednictwa od firmy z innego kraju UE to import usług. Przed pierwszą taką transakcją rejestrujesz się do VAT-UE na formularzu VAT-R, a za każdy miesiąc z fakturą składasz deklarację VAT-9M i płacisz 23% VAT od kwoty prowizji. Dla podatnika zwolnionego ten VAT jest kosztem, nie ma go od czego odliczyć.

Kiedy Booking wystawia fakturę za prowizję?

Faktura za prowizję za rezerwacje z poprzedniego miesiąca pojawia się w Extranecie w sekcji finansowej na początku kolejnego miesiąca. Dokładny dzień i zasady naliczania prowizji przy anulacjach sprawdzisz w panelu i w umowie z Booking, bo różnią się między obiektami.

Gość płacił przez Booking i chce fakturę. Kto ją wystawia?

Ty. Booking.com jest pośrednikiem i nie świadczy gościowi usługi noclegowej, więc nie wystawi faktury za pobyt w Twoim imieniu. Fakturę lub rachunek na pełną kwotę pobytu wystawia obiekt, niezależnie od tego, czy pieniądze przeszły przez Booking, czy wpłynęły do Ciebie bezpośrednio.

Jak księgować przychód, gdy Booking przelewa kwotę po potrąceniu prowizji?

Przychodem jest pełna kwota, którą zapłacił gość, a nie to, co wpłynęło na konto. Prowizja z faktury Booking to osobny koszt. Księgowanie samego przelewu zaniża przychód i gubi koszt, a przy kontroli wychodzi różnica między obrotem w Extranecie a księgami.

Materiał informacyjny, nie porada podatkowa ani prawna. Stan przepisów na sierpień 2026: limit zwolnienia podmiotowego 240 000 zł, formularze VAT-R (18) i VAT-9M (11) według podatki.gov.pl. Przed rozliczeniem skonsultuj swoją sytuację z księgową lub doradcą podatkowym.