Faktura z Booking.com a VAT: jak rozliczyć prowizję, gdy nie jesteś VAT-owcem

Faktura za prowizję z Booking.com przychodzi z Holandii, bez polskiego VAT, i to Ty rozliczasz od niej podatek. Dotyczy to także obiektów zwolnionych z VAT i najmu prywatnego. To jest mechanizm importu usług i właśnie on wywołuje najwięcej pytań u właścicieli domków, apartamentów i pensjonatów, którzy dopiero zaczęli sprzedawać przez portal.

Ten wpis porządkuje cztery rzeczy: kto wystawia fakturę i dlaczego bez VAT, co z tym robi podatnik zwolniony, jak księgować przychód przy płatnościach przez Booking i kto wystawia fakturę gościowi. Na końcu lista kontrolna na każdy miesiąc i częste błędy. Nie jesteśmy doradcami podatkowymi, a Lokal360 robi strony i systemy rezerwacji dla obiektów noclegowych, więc przepisy cytujemy ze źródeł, a decyzje o Twoim rozliczeniu zostawiamy księgowej.

1. Kto wystawia fakturę: spółka holenderska, bez polskiego VAT

Usługę pośrednictwa rezerwacyjnego świadczy Booking.com B.V. z siedzibą w Holandii. Na fakturze widnieje holenderski numer VAT-UE wystawcy i Twój polski NIP z przedrostkiem PL. Dane spółki nie zmieniają się z miesiąca na miesiąc, ale nie przepisuj ich z pamięci ani z cudzego bloga: bierz je z aktualnej faktury w Extranecie.

Dlaczego na fakturze nie ma VAT? Bo przy usługach świadczonych między firmami z różnych krajów UE miejscem opodatkowania jest kraj nabywcy. Mówi o tym art. 28b ustawy o podatku od towarów i usług. Booking wystawia fakturę w mechanizmie odwrotnego obciążenia: VAT rozlicza nabywca, czyli polski obiekt. Nie jest to „stawka 0%” ani „zwolnienie”, tylko przeniesienie obowiązku na Ciebie. Ta różnica ma znaczenie, bo przy zwolnieniu nic nie płacisz, a przy odwrotnym obciążeniu płacisz 23% do polskiego urzędu.

2. Kiedy pojawia się faktura

Faktura za prowizję za rezerwacje z danego miesiąca pojawia się w Extranecie na początku następnego miesiąca, w sekcji finansowej. Prowizja jest naliczana od rezerwacji zrealizowanych, a zasady przy anulacjach i nieprzyjazdach zależą od ustawień obiektu i umowy. Nie podamy tu jednej reguły dla wszystkich, bo Booking stosuje różne warunki w zależności od typu obiektu i rynku.

Sprawdź w panelu: ile wynosi Twoja stawka prowizji, od czego jest liczona i czy anulacje z opłatą wchodzą do podstawy. Jeśli chcesz zobaczyć, jak prowizja składa się w całość kosztu sprzedaży przez portal, pisaliśmy o tym we wpisie ile realnie kosztuje Booking.

3. Nie jesteś VAT-owcem: VAT-R, VAT-UE i VAT-9M

To jest część, która zaskakuje najbardziej. Zwolnienie podmiotowe z VAT zwalnia Cię z VAT od Twojej sprzedaży. Nie zwalnia z VAT od usług kupionych z zagranicy.

Aktualny limit zwolnienia podmiotowego to 240 000 zł sprzedaży rocznie, obowiązuje od 1 stycznia 2026 (podatki.gov.pl, zwolnienie podmiotowe). Jeśli mieścisz się w limicie albo rozliczasz najem prywatny, przy fakturze z Booking robisz trzy rzeczy:

1. Rejestracja do VAT-UE przed pierwszym importem usług. Składasz formularz VAT-R (lista formularzy VAT na podatki.gov.pl), zaznaczając, że korzystasz ze zwolnienia i że będziesz nabywać usługi, do których stosuje się art. 28b. Po rejestracji Twój NIP z przedrostkiem PL jest aktywny w systemie VIES. Ten numer wpisujesz w Extranecie, żeby Booking wystawiał faktury z odwrotnym obciążeniem.
2. Deklaracja VAT-9M za każdy miesiąc, w którym miałeś fakturę. Termin: do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy. Składa się ją elektronicznie. Za miesiące bez faktury nie składasz deklaracji zerowej.
3. Zapłata 23% VAT od kwoty prowizji. Dla podatnika zwolnionego ten VAT jest kosztem: nie ma podatku należnego, od którego można by go odliczyć.

Podatnik czynny rozlicza tę samą transakcję w JPK_V7 jako import usług po stronie należnego i naliczonego, więc dla niego operacja jest zwykle neutralna. Który z tych wariantów dotyczy Ciebie i jak ująć go w Twojej ewidencji, ustal z księgową. Warianty są dwa, ale szczegóły (na przykład moment powstania obowiązku podatkowego, kurs przeliczenia, jeśli faktura jest w euro) potrafią różnić się między obiektami.

4. Płatności przez Booking: przelew to nie przychód

Gdy masz włączone płatności przez Booking, portal pobiera pieniądze od gościa i przelewa Ci kwotę po potrąceniu prowizji. Częsty błąd u właścicieli, którzy prowadzą księgi sami: księgowanie przelewu jako przychodu.

Przychodem jest pełna kwota, którą zapłacił gość. Prowizja z faktury Booking to osobny koszt. Przykład liczbowy (to jest przykład, nie Twoja stawka; prowizje Booking zależą od obiektu, rynku i programów, w których uczestniczysz):

W tym przykładzie podatnik zwolniony oddaje portalowi 150 zł i urzędowi 34,50 zł, czyli 184,50 zł z 1 000 zł. Efektywny koszt kanału to 18,45% zamiast nominalnych 15%. Przy innej stawce prowizji liczby będą inne, ale mechanizm ten sam: u zwolnionego VAT od importu usług podnosi realny koszt portalu o prawie jedną czwartą nominalnej prowizji. O tym, czy ten koszt da się przerzucić na gościa, pisaliśmy osobno: czy gość płaci prowizję Booking.

5. Gość chce fakturę za pobyt

Booking nie wystawi faktury za nocleg w Twoim imieniu. Portal jest pośrednikiem, usługę noclegową świadczysz Ty. Gość dostaje z Booking potwierdzenie rezerwacji, a fakturę lub rachunek za pobyt wystawia obiekt na pełną kwotę, niezależnie od tego, czy pieniądze przeszły przez portal.

• Firma z VAT: faktura z właściwą stawką dla usługi noclegowej (stawkę i klasyfikację Twojej usługi potwierdź z księgową, bo zależy od tego, co dokładnie sprzedajesz: nocleg, wynajem domu na wyłączność, pakiet z wyżywieniem).
• Firma zwolniona podmiotowo: faktura bez VAT z podstawą zwolnienia (art. 113 ust. 1 ustawy).
• Najem prywatny: rachunek albo faktura bez VAT na żądanie gościa. Zasady dokumentowania i ewentualny obowiązek kasy fiskalnej przy sprzedaży osobom prywatnym ustal z księgową, bo zależą od formy i skali działalności.

Jeśli gość prosi o fakturę po wyjeździe, masz na to ustawowy termin liczony od końca miesiąca, w którym zgłosił żądanie. Szczegóły w art. 106b i 106i ustawy o VAT.

6. Lista kontrolna na każdy miesiąc

To jest lista, którą możesz wydrukować i odhaczać.

1. Pobierz fakturę z Extranetu (sekcja finansowa) w pierwszym tygodniu miesiąca. Sprawdź numer VAT-UE wystawcy, swój NIP z PL i walutę.
2. Zestaw fakturę z listą rezerwacji z poprzedniego miesiąca w panelu. Jeśli prowizja została naliczona od rezerwacji, która została anulowana bez opłaty, zgłoś to przez Extranet zanim zaksięgujesz.
3. Zaksięguj przychód brutto od gości (pełne kwoty), a prowizję jako koszt. Przelewy z Booking traktuj jako rozliczenie należności.
4. Zwolniony: złóż VAT-9M do 25. dnia i zapłać 23% od wartości prowizji. Jeśli faktura jest w euro, przelicz ją po kursie, który wskaże Ci księgowa. Czynny: ujmij import usług w JPK_V7 po obu stronach.
5. Wystaw faktury gościom, którzy o nie prosili, zanim minie termin.
6. Zapisz w jednym miejscu: numer faktury Booking, kwotę, datę złożenia VAT-9M i potwierdzenie zapłaty. Przy kontroli te cztery rzeczy są sprawdzane razem.

7. Najczęstsze błędy

• Brak rejestracji VAT-UE przed pierwszą fakturą. Rejestracja ma nastąpić przed importem usług, nie po. Jeśli zaczynasz sprzedaż przez portal, złóż VAT-R wcześniej.
• Księgowanie przelewu zamiast przychodu. Zaniżony przychód i zgubiony koszt. Przy kontroli wychodzi różnica między obrotem w Extranecie a księgami.
• „Stawka 0%” w ewidencji. Import usług z odwrotnym obciążeniem to nie sprzedaż ze stawką 0%. U zwolnionego generuje podatek do zapłaty.
• Pominięcie miesięcy z małą fakturą. Obowiązek VAT-9M nie zależy od kwoty. Faktura na 60 zł też wymaga deklaracji.
• Odsyłanie gościa po fakturę do Booking. Portal jej nie wystawi. Gość wraca do Ciebie, często już po terminie.
• Brak aktywnego numeru VAT-UE w Extranecie. Sprawdź w danych obiektu, czy wpisany numer ma przedrostek PL i czy jest aktywny w VIES. Bez tego faktura może wyglądać inaczej niż opisana wyżej, a jej rozliczenie trzeba ustalić z księgową.

8. Gdzie wchodzi Lokal360 i gdzie nie pomoże

Nie prowadzimy księgowości i nie rozliczymy za Ciebie VAT-9M. To, co robimy, to własny kanał rezerwacji na Twojej stronie: gość rezerwuje u Ciebie, płaci zadatek przez bramkę płatności na Twoim koncie (Przelewy24 albo Stripe, nie na naszym), a pieniądze idą na Twoje konto, nie przez portal. Od tej rezerwacji nie ma prowizji portalu ani faktury z Holandii. Opłaty operatora płatności też trzeba rozliczyć: Przelewy24 to spółka polska, a Stripe wystawia faktury z Irlandii, więc sposób ich ujęcia ustal z księgową.

Uczciwie: to nie zastępuje Booking. Portal zostaje jako kanał pozyskania nowych gości, szczególnie z zagranicy. Własny kanał przejmuje gości powracających i tych, którzy znaleźli Cię w Google. Każda rezerwacja, która przejdzie bezpośrednio, to jedna mniej na fakturze z Holandii, ale faktura z Holandii nadal przychodzi i nadal trzeba ją rozliczyć. To model hybrydowy, nie „koniec z Bookingiem”.

Jak go budować, opisaliśmy w tekście o odzyskiwaniu gości z Bookingu, a techniczny warunek, czyli wspólny kalendarz obu kanałów, w tekście o synchronizacji iCal. Całość oferty dla obiektów noclegowych: dla hoteli i obiektów noclegowych.

Własny kanał nie ma sensu, jeśli masz jeden pokój i trzy rezerwacje w miesiącu, wszystkie z Booking. Wtedy tańsze jest nauczenie się VAT-9M niż budowa strony.

Często zadawane pytania

Materiał informacyjny, nie porada podatkowa ani prawna. Stan przepisów na sierpień 2026: limit zwolnienia podmiotowego 240 000 zł, formularze VAT-R (18) i VAT-9M (11) według podatki.gov.pl. Przed rozliczeniem skonsultuj swoją sytuację z księgową lub doradcą podatkowym.