Ile zaoszczędzisz, rezygnując z SaaS? Policz próg opłacalności

Część przewodnika: Własne systemy zamiast SaaS — kompletny przewodnik → Ten wpis służy do liczenia. Ryzyko zależności od dostawcy opisujemy osobno w artykule o vendor lock-in.

Pytanie „ile zaoszczędzę po rezygnacji z SaaS?” ma sens dopiero po zebraniu własnych faktur i danych o sprzedaży. Publiczny cennik nie pokazuje dodatków, rabatów, prowizji ani czasu, który zespół poświęca na ręczne obchodzenie ograniczeń.

Poniżej dostajesz model, który można wypełnić w arkuszu kalkulacyjnym.

Najpierw wybierz okres i jedną podstawę cen

Porównuj ten sam okres, najczęściej 36 albo 60 miesięcy. Wszystkie kwoty zapisuj konsekwentnie netto albo brutto. Jeśli firma odlicza VAT, zwykle wygodniej liczyć netto. Jeśli nie odlicza, porównanie powinno uwzględniać faktyczny koszt brutto.

Nie zakładaj automatycznie, że obecne ceny pozostaną niezmienne przez pięć lat. Zrób co najmniej dwa warianty:

• bazowy: ceny bez zmian,
• ostrożny: wzrost kosztów lub większy wolumen sprzedaży.

Wzór na pełny koszt SaaS

TCO SaaS = wdrożenie + abonamenty + płatne dodatki + prowizje + opłaty transakcyjne + integracje + praca ręczna + koszt wyjścia

Abonament

Pomnóż miesięczną stawkę przez liczbę miesięcy. Jeśli cena zależy od liczby pracowników lub lokalizacji, uwzględnij przewidywaną zmianę zespołu.

Przykładowo oficjalny cennik Booksy w Polsce podaje obecnie 145 zł netto miesięcznie oraz 35 zł netto za dodatkowego użytkownika. Opcjonalny Boost ma inny model: opłata dotyczy pierwszej zakończonej wizyty nowego klienta pozyskanego przez Boost i według aktualnego cennika wynosi 45% wartości netto tej wizyty. Przed kalkulacją sprawdź bieżące warunki w oficjalnym cenniku Booksy.

Prowizje i opłaty zależne od sprzedaży

Nie wpisuj zasłyszanej „standardowej” stawki. Użyj własnej faktury lub umowy. Booking informuje partnerów, że dokładny procent prowizji jest pokazany na etapie umowy, więc może się różnić. Model liczenia wygląda tak:

prowizja roczna = obrót przez platformę × stawka z umowy

Jeśli część sprzedaży przeniesie się do kanału bezpośredniego, licz prowizję tylko od obrotu, który nadal przechodzi przez marketplace.

Praca ręczna

Jeżeli ograniczenia narzędzia powodują kopiowanie danych lub ręczne wysyłanie wiadomości, oszacuj miesięczną liczbę godzin i koszt godziny pracy. Nie każda niewygoda uzasadnia zmianę systemu, ale powtarzalna praca jest realnym kosztem.

Wzór na pełny koszt własnego systemu

TCO własnego systemu = wdrożenie + migracja + hosting + opieka + rozwój + usługi zewnętrzne + płatności + koszt operacyjny

W aktualnym cenniku Lokal360 wdrożenia zaczynają się od:

Wariant	Cena netto
System Mini	3 999 zł
System Standard	5 999 zł
System Pro	8 999 zł
System Enterprise	14 999 zł

Do inwestycji należy doliczyć utrzymanie. Hosting strony z domeną zaczyna się od 249 zł netto rocznie, a opieka Tech przeznaczona dla bardziej wymagających wdrożeń kosztuje 399 zł netto miesięcznie. Konkretny system może wymagać innej infrastruktury, dlatego wycena musi wskazywać, co dokładnie jest w cenie.

Jeżeli system przyjmuje płatności, nadal ponosisz opłatę operatora. Dla przykładu oficjalny cennik Stripe w Polsce podaje obecnie 1,5% + 1 zł dla standardowych kart z Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Inne metody i karty mają inne stawki.

Przykład 1: tani SaaS może wygrać

Założenia modelowe:

• SaaS: 80 zł netto miesięcznie,
• okres: 36 miesięcy,
• brak prowizji i płatnych dodatków,
• własny system: 3 999 zł netto,
• hosting: 249 zł netto rocznie,
• bez miesięcznej opieki, tylko założony budżet 600 zł rocznie na zmiany.

Koszt	SaaS	Własny system
Abonament lub wdrożenie	2 880 zł	3 999 zł
Hosting i zmiany	w abonamencie	2 547 zł
Razem przez 3 lata	2 880 zł	6 546 zł

W tym modelu własny system nie zwraca się finansowo. Można go wybrać z powodu nietypowego procesu lub integracji, ale nie należy obiecywać oszczędności.

Przykład 2: wysoki abonament zmienia wynik

Założenia modelowe:

• dwa narzędzia SaaS: łącznie 350 zł netto miesięcznie,
• okres: 36 miesięcy,
• własny system: 5 999 zł netto,
• opieka Tech: 399 zł netto miesięcznie,
• hosting przyjmujemy jako zawarty w tym modelowym pakiecie opieki.

Koszt	SaaS	Własny system
Abonament lub wdrożenie	12 600 zł	5 999 zł
Opieka	w abonamencie	14 364 zł
Razem przez 3 lata	12 600 zł	20 363 zł

To ważny przykład: nawet przy abonamencie 350 zł własny system z pełną, stałą opieką może być droższy. Wartością mogą być dopasowanie i kontrola procesu, ale kalkulacja nie pozwala nazwać tego oszczędnością.

Jeżeli opieka jest rozliczana tylko wtedy, gdy jest potrzebna, wynik będzie inny. Dlatego do arkusza wpisuj warunki konkretnej oferty, nie najwygodniejszy scenariusz sprzedażowy.

Przykład 3: prowizja od obrotu

Założenia modelowe:

• obrót przez marketplace: 200 000 zł netto rocznie,
• stawka prowizji z przykładowej umowy: 15%,
• obecny koszt prowizji: 30 000 zł rocznie,
• po wdrożeniu 30% obrotu przechodzi bezpośrednio,
• opłata płatnicza w kanale bezpośrednim: przyjmujemy modelowe 2%,
• system Standard: 5 999 zł netto,
• opieka Tech: 399 zł netto miesięcznie.

Roczna redukcja prowizji marketplace przy tych założeniach wynosi 9 000 zł. Opłaty płatnicze od 60 000 zł sprzedaży bezpośredniej to około 1 200 zł. Różnica przed kosztem opieki wynosi około 7 800 zł rocznie.

Po odjęciu rocznej opieki 4 788 zł zostaje około 3 012 zł rocznej różnicy. Sama inwestycja 5 999 zł pokryłaby się w takim modelu po około dwóch latach. To nadal nie jest prognoza dla konkretnego obiektu — wynik zależy przede wszystkim od faktycznego udziału sprzedaży bezpośredniej i stawki z umowy.

Jak policzyć próg opłacalności

Jeśli koszty są w przybliżeniu stałe, możesz użyć prostego wzoru:

czas zwrotu w miesiącach = inwestycja początkowa / miesięczna różnica kosztów

Miesięczna różnica kosztów to koszt starego rozwiązania pomniejszony o bieżący koszt nowego. Jeśli wynik jest zerowy lub ujemny, inwestycja nie zwraca się z samych oszczędności.

Przy prowizji od sprzedaży lepiej liczyć miesiące osobno, bo obrót jest sezonowy. Pensjonat może zarabiać większość przychodu latem, a salon mieć bardziej równy rozkład.

Koszty, o których łatwo zapomnieć

Po stronie SaaS:

• dodatkowi użytkownicy i lokalizacje,
• moduły premium,
• prowizje za pozyskanie klienta,
• opłaty za wiadomości,
• praca ręczna,
• eksport i pomoc przy migracji.

Po stronie własnego systemu:

• analiza i projekt procesu,
• czyszczenie oraz import danych,
• hosting, kopie i monitoring,
• aktualizacje bezpieczeństwa,
• awarie i dyżury,
• nowe wymagania prawne lub biznesowe,
• rozwój integracji po zmianach zewnętrznych API,
• szkolenie zespołu.

Model hybrydowy zamiast gwałtownego odcięcia

Marketplace może mieć wartość jako kanał pozyskania klientów. W takim przypadku nie trzeba rezygnować z niego całkowicie. Można pozostawić ofertę na platformie, a równolegle rozwijać własny kanał dla ruchu organicznego i powracających klientów.

Oszczędność licz wtedy wyłącznie od udziału obrotu, który rzeczywiście przeszedł do kanału bezpośredniego. Nie zakładaj 70% lub 80% bez danych. Zacznij od wyniku z ostatnich 12 miesięcy i przygotuj wariant ostrożny, bazowy oraz ambitny.

Decyzja nie zawsze jest finansowa

Własny system może być droższy, ale uzasadniony, gdy wspiera proces stanowiący przewagę firmy. SaaS może być tańszy i bezpieczniejszy, gdy potrzeby są standardowe, a dostawca zapewnia dobry eksport, wsparcie i rozwój.

Najuczciwsza decyzja powstaje po zestawieniu czterech rzeczy:

1. kosztu przez ten sam okres,
2. ryzyka utrzymania i migracji,
3. wpływu na pracę zespołu oraz klientów,
4. funkcji, których firma naprawdę używa.

Jeśli analizujesz platformę rezerwacyjną, własne liczby możesz też wpisać do kalkulatora prowizji.

Najczęstsze pytania

Jak policzyć koszt SaaS przez kilka lat?

Zsumuj abonamenty, prowizje, płatne dodatki, opłaty transakcyjne, wdrożenie i koszt pracy wykonywanej ręcznie. Użyj tego samego okresu i kwot netto albo brutto po obu stronach porównania.

Jak policzyć koszt własnego systemu?

Dodaj projekt i wdrożenie, migrację danych, hosting, opiekę techniczną, kopie, monitoring, rozwój, opłaty operatorów płatności oraz koszt ryzyka awarii.

Kiedy własny system się zwraca?

Wtedy, gdy skumulowana różnica między kosztem SaaS a bieżącym kosztem własnego rozwiązania pokryje inwestycję początkową. Wynik zależy od realnych stawek i wykorzystania, więc nie istnieje jeden próg dla każdej firmy.

Czy trzeba całkowicie rezygnować z marketplace’u?

Nie. Model hybrydowy może pozostawić marketplace jako kanał pozyskania nowych klientów, a własny system obsługiwać ruch bezpośredni i powracających klientów.