System dla gabinetu fizjoterapii i podologii, kartoteka pacjenta zgodna z RODO

Część przewodnika: Własne systemy zamiast SaaS →
Ten artykuł rozwija jeden z wątków pełnego przewodnika.

W skrócie: Gabinet fizjoterapii i podologii potrzebuje kartoteki pacjenta z historią wizyt, planem terapii i zdjęciami przed/po. To dane wrażliwe, więc powinny stać na serwerze w UE, nie w obcym SaaS w USA.

• Ceny: Kartoteka Solo 4 499 zł, Team 6 999 zł, Sieć 11 999 zł, jednorazowo, bez abonamentu
• RODO: dane wrażliwe (art. 9) na serwerze w UE, bez transferu poza EOG, eksport w każdej chwili
• Granica: to nie jest system do e-recept, te zostają w certyfikowanym oprogramowaniu medycznym

Gabinet fizjoterapii albo podologii działa na danych, których nie wolno zgubić ani wypuścić poza kontrolę. Historia leczenia, plan terapii, zdjęcia stopy przed zabiegiem i po, notatki o przeciwwskazaniach. To wszystko są dane wrażliwe w rozumieniu RODO, czyli kategoria szczególna z art. 9. Pytanie nie brzmi „czy potrzebujesz kartoteki”, tylko „gdzie ta kartoteka stoi i kto ma do niej dostęp”.

Ten wpis tłumaczy, co realnie powinno być w kartotece gabinetu, gdzie jest granica między organizacją pracy a oprogramowaniem medycznym, i dlaczego dla danych pacjenta polski (albo unijny) serwer to nie kaprys, tylko wymóg.

Co musi mieć kartoteka pacjenta w gabinecie

Kartoteka dla fizjoterapeuty czy podologa to nie zwykła książka telefoniczna z terminami. To narzędzie, które prowadzi przypadek pacjenta od pierwszej wizyty do zakończenia terapii.

Karta pacjenta, imię, nazwisko, telefon, e-mail, data urodzenia, podstawowe dane do kontaktu plus pole na przeciwwskazania i schorzenia istotne dla terapii (cukrzyca przy podologii, urazy przy fizjoterapii). Zgoda na obsługę i zgoda marketingowa zapisane osobno, bo RODO traktuje je jako dwie różne rzeczy.

Historia wizyt, chronologiczna lista każdego spotkania: data, rodzaj zabiegu, cena, notatka specjalisty. U podologa to zapis stanu paznokcia czy odcisku, u fizjoterapeuty postęp w zakresie ruchu. Filtr po pacjencie i po dacie, żeby przed wizytą w 5 sekund zobaczyć, co było ostatnim razem.

Plan terapii, zaplanowana seria wizyt z celami i odstępami. Pacjent po rekonstrukcji więzadła ma inny harmonogram niż pacjent z bólem pleców. Kartoteka pilnuje, kiedy wypada kolejny etap, i sygnalizuje, gdy ktoś wypadł z cyklu.

Foto przed/po, galeria zdjęć przypięta do konkretnej wizyty. W podologii to dokumentacja paznokcia, modzela czy brodawki przed zabiegiem i po. W fizjoterapii zdjęcia postawy albo zakresu ruchu. Zdjęcia stoją na serwerze w UE, nie wyciekają do żadnej zewnętrznej chmury reklamowej.

Przypomnienia i rezerwacje, automatyczny SMS na 24 godziny przed wizytą tnie liczbę nieobecności, a panel rezerwacji online przyjmuje terminy bezpośrednio z Twojej strony. O połączeniu kartoteki z rezerwacjami piszę niżej.

Funkcja	Po co w gabinecie	Dane wrażliwe?
Karta pacjenta	Kontakt, przeciwwskazania, zgody RODO	Tak
Historia wizyt	Ciągłość terapii, rozliczenia	Tak
Plan terapii	Harmonogram serii zabiegów	Tak
Foto przed/po	Dokumentacja efektu, ochrona prawna	Tak (szczególnie)
Przypomnienia SMS	Mniej nieobecności	Częściowo

Pełny zakres opisuję na stronie kartoteki klientów online. To samo narzędzie, które stoi za gabinetami medycyny estetycznej i salonami, dostrojone do logiki gabinetu fizjoterapii i podologii.

Dane pacjenta to dane wrażliwe, dlatego serwer ma znaczenie

Tu jest sedno różnicy między „jakimkolwiek programem” a programem, który nie naraża Cię na karę. Dane o zdrowiu pacjenta to art. 9 RODO, kategoria szczególna, ostrzejszy reżim niż zwykłe imię i numer telefonu.

Wiele popularnych systemów dla gabinetów to SaaS z bazą w USA albo w chmurze, której lokalizacji nie kontrolujesz. Twoja kartoteka pacjentów domyślnie ląduje wtedy poza EOG, a transfer danych wrażliwych poza Unię to art. 44 RODO i konkretne ryzyko. Pisałem o tym szerzej w tekście RODO a SaaS, czyje są Twoje dane, bo to nie jest problem tylko gabinetów.

Aspekt	Obcy SaaS medyczny (USA)	Kartoteka Lokal360
Lokalizacja bazy	Często USA / chmura globalna	Serwer w UE
Transfer poza EOG	Domyślny, art. 44 RODO	Brak
Własność danych	Operacyjnie u dostawcy	U Ciebie, eksport w każdej chwili
Model płatności	Abonament miesięczny, rośnie z liczbą kont	Jednorazowo, bez abonamentu za system
Lock-in	Eksport bywa niepełny	Pełen eksport CSV/XLSX

Nie twierdzę, że każdy zagraniczny SaaS jest nielegalny. Twierdzę, że przy danych wrażliwych warto wiedzieć, gdzie fizycznie stoi baza i co się dzieje, gdy chcesz odejść. Kartoteka Lokal360 stoi na serwerze w UE, baza jest Twoja, a eksport pełnej historii to jedno kliknięcie, nie wniosek do supportu.

Czego kartoteka NIE robi, granica z oprogramowaniem medycznym

To jest uczciwa część, którą trzeba powiedzieć wprost. Kartoteka klientów to organizacja pracy gabinetu, a nie certyfikowany system medyczny.

E-recepty, e-skierowania, e-ZLA i integracja z platformą P1 wymagają certyfikowanego oprogramowania zintegrowanego z systemem e-zdrowie. Tego kartoteka nie zastępuje i nie próbuje zastępować. Jeśli wystawiasz recepty albo zwolnienia, te funkcje zostają w Twoim dotychczasowym, certyfikowanym systemie.

Funkcja	Kartoteka Lokal360	Certyfikowany system medyczny
Historia wizyt, notatki, plan terapii	Tak	Czasem
Foto przed/po, dokumentacja zabiegu	Tak	Rzadko wygodnie
Przypomnienia SMS, rezerwacje online	Tak	Zależy od systemu
E-recepta, e-skierowanie, e-ZLA	Nie	Tak
Integracja z P1 (e-zdrowie)	Nie	Tak

W praktyce wielu fizjoterapeutów i podologów nie wystawia recept, więc kartoteka pokrywa im 100% potrzeb gabinetu. Tam, gdzie recepty są w grze, kartoteka jest dodatkiem do certyfikowanego systemu, przejmuje organizację pracy, marketing wizyt i dokumentację foto, a recepty zostają tam, gdzie być muszą. Nie sprzedaję Ci czegoś, co miałoby udawać oprogramowanie medyczne.

Ile to kosztuje, trzy pakiety bez abonamentu

Kartoteka klientów Lokal360 to koszt jednorazowy, bez miesięcznego abonamentu za sam system. Płacisz raz, system jest Twój.

Pakiet	Dla kogo	Cena netto
Solo	1 specjalista, do 500 pacjentów	4 499 zł
Team	gabinet do 5 specjalistów	6 999 zł
Sieć	multi-lokalizacja, do 15 użytkowników	11 999 zł

Do tego dochodzi hosting i baza w UE, w cenie pierwszego roku, potem ok. 250 zł/rok. Przypomnienia SMS rozliczane osobno według zużycia, zwykle ok. 0,12-0,18 zł za wiadomość. Jeśli przechodzisz z innego systemu, migracja do 1 000 rekordów jest w cenie, większe bazy wyceniam indywidualnie.

Porównanie z modelem abonamentowym jest proste w skali kilku lat. Solo specjalista płacący nawet 100-150 zł miesięcznie za SaaS wydaje 6 000-9 000 zł w pięć lat, a kartoteka Solo to 4 499 zł raz plus drobny hosting.

SaaS abonamentowy, 100-150 zł/mc 6 000-9 000 zł

Kartoteka Lokal360 Solo, jednorazowo 4 499 zł plus hosting

Liczby z tego wpisu. Kartoteka Solo to koszt jednorazowy 4 499 zł netto bez abonamentu za system, do tego hosting i baza w UE ok. 250 zł rocznie.

Liczby dla CRM-ów i porównanie kosztów w pięcioletnim oknie rozkładam dokładniej w analizie własnego CRM dla małej firmy. Pełne zestawienie pakietów znajdziesz też w cenniku.

Kartoteka, rezerwacje i strona, jak to się składa

Kartoteka rzadko działa sama. Najsensowniej spina się z dwoma rzeczami: panelem rezerwacji online i stroną gabinetu.

Rezerwacje online. Panel na Twojej stronie przyjmuje terminy bezpośrednio, a wizyta zapisuje się od razu do kartoteki. Klient wybiera godzinę, system blokuje termin, kartoteka zakłada lub uzupełnia kartę pacjenta. Tu pojawia się temat prowizji. Platformy typu marketplace pobierają prowizję od wizyt umówionych przez ich aplikację. Strategia uczciwej hybrydy wygląda tak: zostajesz na platformie dla nowych pacjentów, którzy Cię tam znajdują, ale dokładasz kanał bezpośredni przez własną stronę, na którym prowizji platformy nie ma. Przy podziale 30/70, gdzie 30% rezerwacji idzie przez platformę a 70% bezpośrednio, efektywna prowizja spada z około 18% do około 9%, nie do zera. Na kanale bezpośrednim płatność idzie na Twoje konto operatora (P24, Stripe), zostaje tylko opłata operatora rzędu 1,4%, bez prowizji platformy. Szerzej o tym w opisie systemu rezerwacji online.

Strona gabinetu. Pacjent szukający fizjoterapeuty czy podologa najpierw trafia na stronę albo wizytówkę. Tam musi zobaczyć usługi, cennik orientacyjny, zdjęcia gabinetu i przycisk rezerwacji. Strona, rezerwacje i kartoteka tworzą jeden obieg: znalazł, umówił, przyszedł, jest w kartotece. Jeśli budujesz to od zera, sensowne wejście to strona internetowa z wpiętym panelem rezerwacji.

Wiem, jak to wygląda w realnym gabinecie, bo robiłem panel dla kliniki podologicznej PodoSisters w Warszawie. Karta pacjenta z historią, dokumentacja zabiegów, logika pracy recepcji. To nie jest teoria z prezentacji, tylko narzędzie, które codziennie obsługuje pacjentów.

Czego nie kupować, czyli czerwone flagi

„Darmowy” system, który trzyma dane u siebie. Jeśli nie płacisz za narzędzie, płacisz danymi pacjentów. Przy danych wrażliwych to zła wymiana. Sprawdź, gdzie stoi baza i czy masz pełen eksport.

Brak jasnej informacji o lokalizacji serwera. Jeśli w dokumentacji nie ma wprost napisane, w jakim kraju jest baza danych, zakładaj najgorsze, czyli transfer poza EOG. Przy art. 9 RODO to realne ryzyko.

Eksport tylko w drogim pakiecie. Jeśli wyciągnięcie własnej bazy wymaga upgrade’u do planu „enterprise”, to nie jest Twoja baza, tylko ich. Pełen eksport powinien być standardem.

System udający certyfikowane oprogramowanie medyczne. Jeśli ktoś obiecuje e-recepty i integrację z P1 w cenie kilkuset złotych miesięcznie bez certyfikacji, to ostrzeżenie. Dla porównania, jak wygląda uczciwa alternatywa dla marketplace’ów medycznych, opisałem w tekście alternatywa dla Znanego Lekarza.

Często zadawane pytania

Czym kartoteka pacjenta różni się od oprogramowania medycznego do e-recept?

To dwie różne rzeczy. Oprogramowanie do e-recept, e-skierowań i e-ZLA musi być certyfikowane i zintegrowane z P1 (system e-zdrowie). Tego nie ruszamy, te funkcje zostają w Twoim certyfikowanym systemie medycznym. Kartoteka klientów Lokal360 to organizacja pracy gabinetu: historia wizyt, plan terapii, notatki, zdjęcia przed/po, przypomnienia SMS i rezerwacje. Innymi słowy, jedno narzędzie do prowadzenia recept, drugie do prowadzenia gabinetu.

Czy kartoteka pacjenta jest zgodna z RODO?

Tak. Dane pacjenta to dane wrażliwe (kategoria szczególna, art. 9 RODO), więc baza i hosting stoją na serwerze w UE, nie w obcym SaaS w USA. Brak transferu poza EOG, eksport pełnej bazy w każdej chwili, backup automatyczny, zgody marketingowe oddzielone od zgody na obsługę. Sam musisz mieć politykę przetwarzania danych i upoważnienia personelu, w tym pomagamy przy wdrożeniu.

Ile kosztuje kartoteka dla gabinetu fizjoterapii lub podologii?

Trzy pakiety, ceny netto, jednorazowo, bez abonamentu za system: Solo (1 specjalista, do 500 pacjentów) 4 499 zł, Team (do 5 specjalistów) 6 999 zł, Sieć (multi-lokalizacja, do 15 użytkowników) 11 999 zł. Hosting i baza w UE w cenie pierwszego roku, potem ok. 250 zł/rok. Przypomnienia SMS rozliczane osobno, ok. 0,12-0,18 zł za sztukę.

Czy mogę przenieść dane z dotychczasowego systemu SaaS?

Tak. Migrujemy bazę z eksportu CSV/XLSX z większości systemów dla gabinetów. Migracja do 1 000 rekordów jest w cenie pakietu, większe bazy wyceniam indywidualnie według wielkości i czystości danych. Realizacja zwykle 3-7 dni roboczych, zależnie od czystości danych źródłowych. Zdjęcia przed/po przenosimy razem z kartami pacjentów.

Czy kartoteka zastępuje system rezerwacji online?

Może działać razem z nim albo zamiast prostego kalendarza. Kartoteka prowadzi historię i kartę pacjenta, a system rezerwacji online przyjmuje terminy z Twojej strony bez prowizji platformy. Najczęściej gabinety biorą obie rzeczy w komplecie, bo rezerwacja online zapisuje wizytę od razu do kartoteki. Możesz też zostać przy obecnym kalendarzu i dołożyć tylko kartotekę.

Chcesz kartotekę dopasowaną do Twojego gabinetu fizjoterapii albo podologii? Zostaw numer, oddzwonię w 24h, omówimy zakres, kwestie RODO i podam dokładną cenę. Bez zobowiązań.