Excel czy system w firmie budowlanej: jak podjąć decyzję (Case Jamroz Remonty)

Część przewodnika: Własne systemy zamiast SaaS, kompletny przewodnik

Nie pytaj „ile ekip?”, tylko „jak działa proces?”

Popularna rada mówi, że jedna ekipa może pracować w Excelu, a kilka potrzebuje systemu. To zbyt duże uproszczenie. Firma z kilkoma pracownikami może sprawnie korzystać z dobrze zaprojektowanego arkusza Google Sheets, jeśli wyceny i kosztorysy prowadzi jedna osoba. Z kolei wykonawca realizujący wykończenia premium pod klucz potrzebuje sprawnego zbierania zapytań z telefonu, katalogowania zdjęć z budowy i prezentacji portfolio.

Przed wyborem narzędzia rozpisz jeden rzeczywisty proces od początku do końca:

zapytanie z telefonu/WWW → oględziny i pomiar → kosztorys → akceptacja → harmonogram prac → realizacja i fotoetapy → odbiór → rozliczenie

Kiedy Excel lub Google Sheets w zupełności wystarczą

Arkusz jest rozsądnym i tanim wyborem, gdy:

• Dane tworzą prostą tabelę kosztorysową (stawka za m² × obmiar + materiał),
• Za aktualizację arkusza odpowiada wyłącznie właściciel lub kierownik,
• Nie ma potrzeby udostępniania cząstkowych widoków podwykonawcom ani inwestorom,
• Dokumentację zdjęciową przechowujesz w dedykowanych folderach w chmurze (Google Drive / iCloud).

Kiedy arkusz zaczyna ograniczać rozwój firmy

Sygnałami, że Excel przestaje wystarczać, są powtarzalne sytuacje:

1. Zdjęcia z budów gubią się na WhatsAppie: Pracownicy przesyłają setki zdjęć w prywatnych wiadomościach, zamiast przypisywać je do konkretnej inwestycji.
2. Kopiowanie tych samych pozycji: Przepisywanie danych z formularza wyceny do umowy, protokołu odbioru i faktury.
3. Brak kontroli zmian: Przypadkowe nadpisanie komórki z formułą cenową powoduje zaniżenie kosztorysu o kilka tysięcy złotych.

Ile kosztuje dedykowane rozwiązanie?

W Lokal360 wdrażamy dedykowane systemy dla wykonawców budowlanych na własność (bez abonamentu):

• System dla budowlańca Solo: 5 999 zł netto netto (kosztorysy, rejestr zapytań, baza realizacji).
• System dla budowlańca Pro: 9 999 zł netto netto (wielu wykonawców, protokoły odbioru, automatyczne PDF).
• Pełna strona firmowa z portfolio: 2 499 zł netto netto.

Szczegóły znajdziesz na stronie System dla budowlańca oraz w cenniku.